Els llibres d´ una AMPA són molt importants, perquè reflecteixen la gestió realitzada. Deuran estar a disposició dels pares i mares en l´ Assemblea. Al final de cada mandat en la junta directiva, i en cas de no continuar, deurem entregar-los a la nova junta directiva.
LLIBRE D’ACTES
Les actes són responsabilitat de la secretaria, que signa amb el vist i plau del president. Es lligen, s´aproven en la reunió següent i se signen. S´alça acta de totes les assemblees, amb els acords, i de les reunions de la junta directiva.
El llibre d´ actes ha de tindre les fulles segellades i numerades, i pot estar en suport informàtic.
Cal indicar:
- Data i lloc de celebració, número d´ assistents (Assemblea) o número dels assistents (junta directiva), ordre del dia, temes tractats, ressenya dels debats acords pressos en cadascun dels punts i hora de finalització.
- Es deu ressumir el que es tracte, sense posar exactament allò que manifiesta cadascú, a excepció de qui vullga que conste, expressament, la seua intervenció. Haurà de sol·licitar.
Les correccions o modificacions de l´acta s´ incorporarán a l´acta aprovada, en la següent sessió dels òrgans respectius (Junta directiva o Assemblea).
LLIBRE DE SOCIS
És un llistat de socis de les AMPA en el qual s'ha d'anotar, mitjançant numeració, el nom del pare i de la mare de l'alumne/a. També pot afegir-se com a informació l'adreça, el telèfon i el correu electrònic de tots dos, encara que no és necessari.
Aquesta informació es pot emplenar cada any o utilitzar la mateixa llista, sempre especificant les altes i baixes dels socis al costat de cada nom.
El responsable del llibre de socis és el secretari/a , encara que es pot consultar els estatuts de cada AMPA.
LLIBRE DE CONTABILITAT
Les AMPA són associacions sense ànim de lucre i sense activitats econòmiques. En aquest llibre s'han d'anotar els ingressos (quotes de socis, subvencions, ingressos extraordinari, etc) així com totes les despeses de l’AMPA que es realitzen sempre amb factura. També el saldo anual que es presenta en l'Assemblea General de Socis.
La persona responsable d'aquest llibre és el tresorer i signatura amb el vistiplau del President.
Els documents i llibres de la AMPA han de guardar-se en el centre educatiu, que és el seu domicili social.
Si l’AMPA no té local propi, caldrà habilitar un armari en el centre, amb clau, per a dipositar els documents. És convenient també que cada AMPA tinga un arxiu on guardar la legislació i altres documents. Aquests poden revisar-se i eliminar-se any a any, a excepció d'aquells que seguisquen vigents i que seran eines de consulta obligada per al bon funcionament de l’AMPA i dels Consellers Escolars. Si l’AMPA compta amb un local independent., aquell serà el domicili social i on es dipositaran els documents…